Kompetensi

Latihan

Tes


Tim


Dilihat: 23256
Diunduh: 247

 

Daftar Klasifikasi

 

 

Dari 5 sistem kearsipan yang kita kenal
pada materi ini akan dibahas bagaimana mempraktekkan kearsipan sistem Masalah.

Kearsipan Sistem Masalah adalah sistem penyimpanan  dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat.

Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.

 

Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Khusus dalam kearsipan sistem masalah  daftar klasifikasi dibuat lebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya hanya berdasarkan masalah utama, untuk organisasi tingkat menengah klasifikasi berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.
Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:

 

No

Masalah/subjek

Kode

1.

Hubungan Masyarakat

HM

2.

Kepegawaian

KP

3.

Keuangan

KU

4.

Perlengkapan

LK

 

 

 

 

 

HM, KP, KU, LK, ….dst dapat digunakan sebagai kode Odner/Folder.

Masalah Utama

Sub Masalah

  1. Keuangan

 

  1. Kepegawaian
  1. .......... dst

A.1. Gaji
A.2. Pajak
A.3. Kredit

B.1. Pengadaan
B.2. Pengangkatan
B.3. Cuti

A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,  sedangkan A.1. A.2. A.3,  dan B.1, B.2, B.3.  dapat digunakan sebagai kode Guide.

A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,  sedangkan A.1. A.2. A.3,  dan B.1, B.2, B.3.  dapat digunakan sebagai kode Guide.


 

Contoh daftar klasifikasi

Masalah
Lajur Utama

Sub Masalah
Lajur pembantu

Sub-sub Masalah
Lajur Kelompok Kecil

A. Keuangan

 

 

 

 


B. Kepegawaian

A.1. Gaji

 

A.2. Pajak

 

A.3. Kredit

 

B.1. Pengadaan

B.2. ……. dst

A.1.1. Gaji Bulanan
A.1.2. Upah Mingguan
A.1.3. Upah Harian


A.2.1. PPh
A.2.2. PPN
A.2.3. PBB


A.3.1. Kredit Bank
A.3.2. Kredit Usaha Kecil
A.3.3. Kredit Investasi

B.1.1. Formasi
B.1.2. Lamaran
B.1.3. Penempatan

A (Keuangan), B........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,  sedangkan A.1. A.2.  dapat digunakan sebagai kode Guide, A.1.1, A.1.2, A.1.3, A.2.1, A.2.2, A.2.3  .... dst dapat digunakan sebagai kode folder.